Regeling omgaan met melden vermoeden misstand of onregelmatigheid

Deze klokkenluidersregeling is van toepassing op:

1. Abin holding B.V.;
2. Abin accountants B.V.;
3. Abin finance support B.V.;
4. Abin audit B.V.; en
5. Godthelp Accountants en Adviseurs B.V.

hierna ieder voor zich alsmede gezamenlijk te noemen “Abin”.
 

• Het doel van de regeling is het vastleggen van een procedure voor de behandeling van meldingen van medewerkers van Abin en derden ter uitwerking van de klokkenluidersregeling zoals opgenomen in de Wet Huis voor klokkenluiders, artikel 25 van het Besluit toezicht accountantsorganisaties (Bta), artikel 27 van de Verordening Accountantsorganisaties (VAO) en de artikelen 5 lid 1 onder a, sub 4 en 9 lid 3 van de NVKS;
• gelet op 20a de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft);
• gelet op het belang dat Abin hecht aan het voeren van een deugdelijk integriteitsbeleid en, als onderdeel daarvan, aan een goed klokkenluidersbeleid. 


besluit vast te stellen de navolgende regeling.
 

Artikel 1. Begripsbepalingen

1. In deze regeling wordt verstaan onder:
   • a) werknemer: degene die krachtens arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht arbeid voor Abin verricht of heeft verricht dan wel degene die anders dan uit dienstbetrekking arbeid voor Abin verricht of heeft verricht;
   • b) vermoeden van een misstand: het vermoeden van een werknemer of derde, dat binnen Abin, sprake is van een misstand voor zover:
     • het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden en
     • het maatschappelijk belang in het geding is bij:
       1. de (dreigende) schending van een wettelijk voorschrift, waaronder een (dreigend) strafbaar feit,
       2. een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid,
       3. een (dreigend) gevaar voor de veiligheid van personen,
       4. een (dreigend) gevaar voor de aantasting van het milieu,
       5. een (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten,
       6. een (dreigende) schending van andere regels dan een wettelijk voorschrift,
       7. een (dreigende) verspilling van overheidsgeld,
       8. (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over de onder i t/m vii hierboven genoemde feiten;
   • c) vermoeden van een onregelmatigheid: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een onvolkomenheid of ongerechtigheid van algemene, operationele of financiële aard die plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van de organisatie en zodanig ernstig is dat deze buiten de reguliere werkprocessen valt en de verantwoordelijkheid van de direct leidinggevende overstijgt;
   • d) adviseur: een persoon die uit hoofde van zijn functie een geheimhoudingsplicht heeft en die door een werknemer in vertrouwen wordt geraadpleegd over een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid;
   • e) vertrouwenspersoon Klokkenluidersregeling: degene die is aangewezen om als zodanig voor de organisatie van Abin te fungeren;
   • f) afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders: de afdeling advies van het Huis, bedoeld in artikel 3a, lid 2, wet Huis voor Klokkenluiders;
   • g) melding: de melding van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid op grond van deze regeling;
   • h) melder: een werknemer of een derde die een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid heeft gemeld op grond van deze regeling;
   • i) hoogste leidinggevende: het orgaan of de persoon die de dagelijkse leiding heeft over de organisatie van Abin. De hoogst leidinggevende bestaat bij Abin uit de directie;
   • j) hoogste verantwoordelijke: de hoogste leidinggevende;
   • k) onderzoekers: degenen aan wie de hoogste leidinggevende het onderzoek naar de misstand of onregelmatigheid opdraagt;
   • l) externe instantie: de instantie die naar het redelijk oordeel van de melder het meest in aanmerking komt om de externe melding van het vermoeden van een misstand of onregelmatigheid bij te doen;
   • m) externe derde: iedere organisatie of vertegenwoordiger van een organisatie die naar het redelijk oordeel van de melder in staat mag worden geacht direct of indirect de vermoede misstand of onregelmatigheid te kunnen oplossen of doen oplossen;
   • n) afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders: de afdeling onderzoek van het Huis, bedoeld in artikel 3a, lid 3, wet Huis voor Klokkenluiders;

 

2. Daar waar in deze regeling de hij-vorm wordt gebruikt, dient mede de zij-vorm te worden gelezen.

Artikel 2. Informatie, advies en ondersteuning voor de werknemer.

1. Een werknemer kan een adviseur in vertrouwen raadplegen over een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid.
2. In overeenstemming met lid 1 kan de werknemer de vertrouwenspersoon Klokkenluidersregeling verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand of onregelmatigheid. De vertrouwenspersoon Klokkenluidersregeling is te bereiken via vertrouwenspersoonklokkenluider@abin.nl.
3. In overeenstemming met lid 1 kan de werknemer ook de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand of onregelmatigheid.

Artikel 3. Interne melding door een werknemer van Abin.

1. Een werknemer met een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid binnen de organisatie van Abin kan daarvan melding doen bij iedere leidinggevende die binnen de organisatie hiërarchisch een hogere positie bekleedt dan hij. Indien de werknemer een redelijk vermoeden heeft dat de leidinggevende of een lid van de hoogste leidinggevende bij de vermoede misstand of onregelmatigheid betrokken is, kan hij de melding bij de overige niet betrokken leden van de hoogste leidinggevende doen.
2. De werknemer kan het vermoeden van een misstand of onregelmatigheid binnen de organisatie van Abin ook melden via de vertrouwenspersoon Klokkenluidersregeling. De vertrouwenspersoon Klokkenluidersregeling stuurt de melding, in overleg met de werknemer, door naar een leidinggevende als bedoeld in het vorige lid.

Artikel 4. Melding door een derde.

1. Een derde die met de organisatie van Abin in aanraking is gekomen, en een vermoeden heeft van een misstand of onregelmatigheid binnen de organisatie van Abin kan daarvan melding doen via de directiesecretaris van Abin via klokkenluider@abin.nl. De directiesecretaris stuurt de melding, in overleg met de melder, door naar de hoogst leidinggevende, met inachtneming van de 2e volzin van artikel 3 lid 1.

Artikel 5. Bescherming van de werknemer tegen benadeling.

1. Abin zal de werknemer die een melding doet niet benadelen in verband met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid bij Abin, een andere organisatie, een externe instantie als bedoeld in artikel 13 lid 3 of een externe derde onder de omstandigheden als bedoeld in art. 13 lid 4.
2. Abin draagt er zorg voor dat leidinggevenden en collega’s van de werknemer die een melding doet, zich onthouden van iedere vorm van benadeling in verband met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid, die het professioneel of persoonlijk functioneren van de melder belemmert. Hieronder wordt in ieder geval verstaan:
   • het pesten, negeren en uitsluiten van de melder;
   • het maken van ongefundeerde of buitenproportionele verwijten ten aanzien van het functioneren van de melder;
   • het feitelijk opleggen van een onderzoeks-, spreek-, werkplek- en/of contactverbod aan de melder of collega’s van de melder, op welke wijze dan ook geformuleerd;
   • het intimideren van de melder door te dreigen met bepaalde maatregelen of gedragingen als hij zijn melding doorzet.
3. Abin spreekt werknemers die zich schuldig maken aan benadeling van de werknemer daarop aan en kan hen een waarschuwing of een disciplinaire maatregel opleggen.

Artikel 6. Bescherming van andere betrokkenen tegen benadeling

1. Abin zal de derde-melder niet benadelen in verband met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid bij Abin.
2. Abin zal de adviseur die in dienst is van Abin niet benadelen vanwege het fungeren als adviseur van de melder.
3. Abin zal de vertrouwenspersoon Klokkenluidersregeling niet benadelen vanwege het uitoefenen van de in deze regeling beschreven taken.
4. Abin zal de onderzoekers die in dienst zijn van Abin niet benadelen vanwege het uitoefenen van de in deze regeling beschreven taken.
5. Abin zal een werknemer die wordt gehoord door de onderzoekers niet benadelen in verband met het te goeder trouw afleggen van een verklaring.
6. Abin zal een werknemer niet benadelen in verband met het door hem aan de onderzoekers verstrekken van documenten die naar zijn redelijk oordeel van belang zijn voor het onderzoek.
7. Op benadeling van de in lid 1 t/m 6 bedoelde personen is artikel 5 lid 1 t/m 3 van overeenkomstige toepassing.

Artikel 7. Vertrouwelijke omgang met de melding en de identiteit van de melder.

1. Abin draagt er zorg voor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en/of digitaal alleen toegankelijk is voor diegenen die bij de behandeling van deze melding betrokken zijn.
2. Al diegenen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn maken de identiteit van de melder niet bekend zonder uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke instemming van de melder en gaan met de informatie over de melding vertrouwelijk om. De melder kan voorwaarden aan zijn of haar instemming verbinden.
3. Indien het vermoeden van een misstand of onregelmatigheid is gemeld via de vertrouwenspersoon Klokkenluidersregeling en de melder geen toestemming heeft gegeven zijn identiteit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding verstuurd aan de vertrouwenspersoon Klokkenluidersregeling en stuurt de vertrouwenspersoon Klokkenluidersregeling dit onverwijld door aan de melder.
4. Al diegenen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn maken de identiteit van de adviseur niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder en de adviseur.

Artikel 8. Vastlegging, doorsturen en ontvangstbevestiging van de interne melding.

1. Indien de melder de melding van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid mondeling bij een leidinggevende doet of een schriftelijke melding van een mondelinge toelichting voorziet, draagt deze leidinggevende, in overleg met de melder, zorg voor een schriftelijke vastlegging hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt hiervan een afschrift.
2. Indien de melder de melding van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid mondeling via de vertrouwenspersoon Klokkenluidersregeling doet of een schriftelijke melding van een mondelinge toelichting voorziet, draagt deze vertrouwenspersoon Klokkenluidersregeling, in overleg met de melder, zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt hiervan een afschrift.
3. De leidinggevende bij wie de melding is gedaan stuurt de melding onverwijld door aan de hoogste leidinggevende binnen de organisatie van Abin, zulks met inachtneming van lid 4 van dit artikel.
4. Indien de melder of de leidinggevende bij wie de melding is gedaan een redelijk vermoeden heeft dat één of meerdere leden van de hoogst leidinggevende bij de vermoede misstand of onregelmatigheid betrokken is, stuurt de leidinggevende de melding onverwijld door aan de overige niet betrokken leden van de hoogste leidinggevende.
5. De hoogste leidinggevende stuurt de melder onverwijld een bevestiging dat de melding is ontvangen. De ontvangstbevestiging bevat in ieder geval een zakelijke beschrijving van de melding, de datum waarop deze is ontvangen en een afschrift van de melding.

Artikel 9. Behandeling van de interne melding door Abin.

1. De hoogste leidinggevende stelt een onderzoek in naar het gemelde vermoeden van een misstand of onregelmatigheid, tenzij:
   • a) het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden, of
   • b) op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid.
2. Indien de hoogste leidinggevende besluit geen onderzoek in te stellen, informeert hij de melder daar binnen twee weken na de melding schriftelijk over. Daarbij wordt tevens aangegeven op grond waarvan de hoogste leidinggevende van oordeel is dat het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden, of dat op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid.
3. De hoogste leidinggevende beoordeelt of een externe instantie als bedoeld in artikel 13 lid 3 van de melding van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid op de hoogte moet worden gebracht. Indien Abin een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt de hoogste leidinggevende de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
4. De hoogste leidinggevende draagt het onderzoek op aan onderzoekers die onafhankelijk en onpartijdig zijn, en laat het onderzoek in ieder geval niet uitvoeren door personen die mogelijk betrokken zijn of zijn geweest bij de vermoede misstand of onregelmatigheid.
5. De hoogste leidinggevende informeert de melder onverwijld schriftelijk dat een onderzoek is ingesteld en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd. De hoogst leidinggevende stuurt de melder daarbij een afschrift van de onderzoeksopdracht, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
6. De hoogste leidinggevende informeert de personen op wie een melding betrekking heeft over de melding en over het op de hoogte brengen van een externe instantie zoals bedoeld in lid 3, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.

Artikel 10. De uitvoering van het onderzoek.

1. De onderzoekers stellen de melder in de gelegenheid te worden gehoord. De onderzoekers dragen zorg voor een schriftelijke vastlegging hiervan, en leggen deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt hiervan een afschrift.
2. Voor zover de melding het functioneren, handelen of nalaten van handelen van een persoon betreft, stellen de onderzoekers deze persoon (de betrokkene) in de gelegenheid te worden gehoord. De onderzoekers dragen zorg voor een schriftelijke vastlegging hiervan en leggen deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de betrokkene. De betrokkene ontvangt hiervan een afschrift.
3. De onderzoekers kunnen ook anderen horen. De onderzoekers dragen zorg voor een schriftelijke vastlegging hiervan, en leggen deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan degene die gehoord is. Degene die gehoord is ontvangt hiervan een afschrift.
4. De onderzoekers kunnen binnen de organisatie van Abin alle documenten inzien en opvragen die zij voor het doen van het onderzoek redelijkerwijs nodig achten.
5. Melders mogen de onderzoekers alle documenten verstrekken waarvan zij het redelijkerwijs nodig achten dat de onderzoekers daar in het kader van het onderzoek kennis van nemen.
6. De onderzoekers stellen een concept onderzoeksrapport op en leggen aan de betrokkene in ieder geval de passages die betrekking hebben op zijn/haar handelen ter wederhoor voor en stellen betrokkene in de gelegenheid daarbij een reactie te geven

De onderzoekers stellen vervolgens het onderzoeksrapport vast.
 

Artikel 11. Standpunt van Abin.

1. De hoogste leidinggevende informeert de melder binnen acht weken na de melding schriftelijk over het inhoudelijk standpunt met betrekking tot het gemelde vermoeden van een misstand of onregelmatigheid. Daarbij wordt tevens aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid.
2. Indien duidelijk wordt dat het standpunt niet binnen de gestelde termijn kan worden gegeven, informeert de hoogste leidinggevende de melder daar schriftelijk over. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de melder het standpunt tegemoet kan zien. Indien de totale termijn daardoor meer dan twaalf weken bedraagt, wordt daarbij tevens aangegeven waarom een langere termijn noodzakelijk is.
3. Na afronding van het onderzoek beoordeelt de hoogste leidinggevende of een externe instantie als bedoeld in artikel 13 lid 3 van de melding van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid en van het onderzoeksrapport en het standpunt van Abin op de hoogte moet worden gebracht. Indien Abin een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt zij de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
4. Naast de melder worden de personen op wie de melding betrekking heeft, overeenkomstig lid 1 t/m 3 van dit artikel, geïnformeerd, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.

Artikel 12. Hoor en wederhoor ten aanzien van onderzoeksrapport en standpunt Abin.

1. Abin stelt de melder in de gelegenheid op het onderzoeksrapport en het standpunt van Abin te reageren.
2. Indien de melder in reactie op het onderzoeksrapport of het standpunt van Abin onderbouwd aangeeft dat het vermoeden van een onregelmatigheid of misstand niet daadwerkelijk of niet deugdelijk is onderzocht of dat in het onderzoeksrapport of het standpunt van Abin sprake is van wezenlijke onjuistheden, reageert Abin hier inhoudelijk op en stelt hij zo nodig een nieuw of aanvullend onderzoek in. Op dit nieuwe of aanvullende onderzoek zijn artikel 9 t/m 12 van overeenkomstige toepassing.
3. Indien Abin een externe instantie als bedoeld in artikel 13 lid 3 op de hoogte brengt of heeft gebracht, stuurt hij ook de hiervoor bedoelde reactie van de melder op het onderzoeksrapport en het standpunt van Abin aan die externe instantie toe. De melder ontvangt hiervan een afschrift.

Artikel 13. Externe melding.

1. Na het doen van een interne melding van een vermoeden van een misstand, kan de melder een externe melding doen indien:
   • a) de melder het niet eens is met het standpunt als bedoeld in artikel 11 en van oordeel is dat het vermoeden ten onrechte terzijde is gelegd;
   • b) de melder geen standpunt heeft ontvangen binnen de termijn als bedoeld in artikel 11 lid 1 of lid 2.
2. De melder kan direct een externe melding doen van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid indien het eerst doen van een interne melding in redelijkheid niet van hem kan worden gevraagd. Dat is in ieder geval aan de orde indien dit uit enig wettelijk voorschrift voortvloeit of sprake is van:
   • a) acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt;
   • b) een redelijk vermoeden dat de meerderheid van de leden van de hoogst leidinggevende binnen de organisatie van Abin bij de vermoede misstand of onregelmatigheid betrokken is;
   • c) een situatie waarin de melder in redelijkheid kan vrezen voor benadelende maatregelen in verband met het doen van een interne melding;
   • d) een duidelijk aanwijsbare dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal;
   • e) een eerdere melding overeenkomstig de procedure van dezelfde misstand, die de misstand of onregelmatigheid niet heeft weggenomen;
   • f) een plicht tot directe externe melding.
3. De melder kan de externe melding doen bij een externe instantie die daarvoor naar het redelijk oordeel van de melder het meest in aanmerking komt. Onder externe instantie wordt in ieder geval verstaan:
   • a) een instantie die is belast met de opsporing van strafbare feiten;
   • b) een instantie die is belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift;
   • c) een andere daartoe bevoegde instantie waar het vermoeden van een misstand of onregelmatigheid kan worden gemeld, waaronder de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders.
   • d) indien naar het redelijk oordeel van de melder het maatschappelijk belang zwaarder weegt dan het belang van Abin bij geheimhouding, kan de melder de externe melding ook doen bij een externe derde die naar zijn redelijk oordeel in staat mag worden geacht direct of indirect de vermoede misstand of onregelmatigheid te kunnen opheffen of doen opheffen.

Artikel 14. Intern en extern onderzoek naar benadeling van de melder.

1. De melder die meent dat sprake is van benadeling in verband met het doen van een melding van een vermoeden van een misstand, kan de adviseur of vertrouwenspersoon Klokkenluidersregeling verzoeken om onderzoek te doen naar de wijze waarop er binnen de organisatie met hem wordt omgegaan.
2. De artikelen 9 t/m 12 zijn van overeenkomstige toepassing.
3. Lid 1 en 2 zijn op de in artikel 6 lid 1 t/m 6 bedoelde personen van overeenkomstige toepassing.
4. De melder kan ook de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders verzoeken om een onderzoek in te stellen naar de wijze waarop Abin zich jegens hem heeft gedragen naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand.

Artikel 15. Publicatie, rapportage en evaluatie.

1. De hoogste leidinggevende draagt er zorg voor dat deze regeling wordt gepubliceerd op het intranet en openbaar wordt gemaakt op de website van Abin.
2. De hoogste leidinggevende stelt jaarlijks een rapportage op over het beleid aangaande het omgaan met het melden van vermoedens van misstanden en onregelmatigheden en de uitvoering van deze regeling. Deze rapportage bevat in ieder geval:
   • a) informatie over de in het afgelopen jaar gevoerde beleid aangaande het omgaan met het melden van vermoedens van misstanden en onregelmatigheden en het in het komende jaar te voeren beleid op dit vlak;
   • b) informatie over het aantal meldingen en een indicatie van de aard van de meldingen, de uitkomsten van de onderzoeken en de standpunten van Abin;
   • c) algemene informatie over de ervaringen met het tegengaan van benadeling van de melder;
   • d) informatie over het aantal verzoeken om onderzoek naar benadeling in verband met het doen van een melding van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid en een indicatie van de uitkomsten van de onderzoeken en de standpunten van Abin.
3. De hoogste leidinggevende stuurt het concept voor de in het vorige lid bedoelde rapportage ter bespreking aan de Ondernemingsraad, waarna dit in een overlegvergadering met de Ondernemingsraad wordt besproken.
4. De hoogste leidinggevende stelt de Ondernemingsraad in de gelegenheid zijn standpunt over het beleid aangaande het omgaan met het melden van vermoedens van misstanden en onregelmatigheden, de uitvoering van deze regeling, en de rapportage kenbaar te maken. De hoogste leidinggevende draagt zorg voor verwerking van het standpunt van de Ondernemingsraad in de rapportage, en legt deze verwerking ter goedkeuring aan de Ondernemingsraad voor.

Artikel 16 Werking en publicatie

1. Deze regeling treedt in werking per 18 mei 2022. De regeling kan worden gewijzigd. Deze regeling zal worden gepubliceerd op de website van Abin en hier wordt naar verwezen in het kwaliteitshandboek en de informatiegids van Abin.